VII. SYSTEM WDRAŻANIA I MONITOROWANIA

7.1 Wdrażanie Programu

Uwagi ogólne

System wdrażania programu zawiera uregulowania dotyczące dostarczania pomocy w ramach Programu wyłącznie na poziomie regionalnym. Będzie on modyfikowany i dopasowywany zgodnie z systemami wdrażania poszczególnych źródeł finansowania Programu, przyjmując wyższość ich systemu wdrażania nad uregulowaniami regionalnymi zawartymi w programie.

Poszczególne projekty będą wdrażane w oparciu o zasady wydatkowania środków wg źródeł ich pochodzenia. W niektórych sytuacjach może to oznaczać, że podmiot korzystający z różnych źródeł finansowania będzie musiał sprostać wielu wymaganiom formalnym. Dotyczy to w szczególności odmiennych zasad wykorzystania środków pochodzących ze źródeł krajowych oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Procesy związane z restrukturyzacją regionu są procesami długofalowymi i będą również obejmować następny okres programowania.

Zarządzanie

Instytucja Zarządzająca Programem

Funkcję Instytucji Zarządzającej i koordynującej realizację Programu będzie pełnił Samorząd Województwa Śląskiego. Zakres zadań Instytucji Zarządzającej programem operacyjnym obejmuje między innymi:

  • ustalenie szczegółowych zasad i kryteriów wyboru projektów i przekazanie ich do akceptacji przez Komitet Sterujący ds. programu łagodzenia w regionie śląskim skutków restrukturyzacji zatrudnienia w górnictwie węgla kamiennego (KS),
  • zbieranie danych statystycznych i finansowych na temat postępów wdrażania oraz przebiegu realizacji projektów w ramach Programu i przekazywanie ich Komitetowi Monitorującemu,
  • prowadzenie sekretariatu KS,
  • zapewnienie zgodności realizacji Programu z poszczególnymi dokumentami programowymi wyższego rzędu oraz przestrzegania zasad zawierania kontraktów publicznych,
  • zapewnienie przygotowania i wdrożenia planu działań w zakresie informacji i promocji Programu,
  • przygotowanie rocznych raportów nt. wdrażania Programu, przekazywanych do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący, zbieranie informacji do rocznego raportu o nieprawidłowościach,
  • dokonanie oceny ex-post po zakończeniu Programu,
  • przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów, co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej w ramach Programu.

Komitet Sterujący ds. programu łagodzenia w regionie śląskim skutków restrukturyzacji zatrudnienia w górnictwie węgla kamiennego (KS).

KS jest powoływany przez Marszałka Województwa w uzgodnieniu z Wojewodą. Marszałek Województwa przewodniczy Komitetowi Sterującemu i zapewnia obsługę jego prac. Funkcję zastępcy pełni Wojewoda. Posiedzenia Komitetu odbywają się nie rzadziej niż raz na 2 miesiące, w zależności od intensywności napływu projektów. W skład KS wchodzą:

  • przedstawiciele samorządu województwa,
  • przedstawiciele Urzędu Wojewódzkiego,
  • przedstawiciele ministrów właściwych ze względu na charakter działań Programu,
  • przedstawiciele samorządów powiatowych i gminnych,
  • przedstawiciele partnerów społeczno-gospodarczych z terenu województwa.

Do zadań Komitetu Sterującego należy między innymi:

  • opiniowanie i rekomendowanie Zarządowi Województwa Śląskiego propozycji w zakresie monitoringu, promocji i innych zadań związanych z realizacją Programu,
  • opiniowanie i rekomendowanie Zarządowi Województwa propozycji zmian alokacji pomiędzy poszczególnymi działaniami i instrumentami realizacji Programu,
  • opiniowanie i rekomendowanie zarządowi województwa listy projektów kwalifikujących się do wsparcia w ramach programu.

Dla właściwej oceny złożonych wniosków może tworzyć grupy robocze, korzystać z opinii niezależnych ekspertów lub usług innych instytucji.

Instytucje wdrażające Program

Marszałek Województwa Śląskiego ma prawo wyznaczyć Instytucje Wdrażające dla określonych działań w ramach Programu. Instytucje wdrażające są odpowiedzialne za:

  • przyjmowanie wniosków aplikacyjnych od ostatecznych beneficjentów pomocy,
  • kontrolę formalną składanych wniosków, ich zgodności z procedurami, z zapisami Programu i umowy finansowej,
  • przygotowywanie propozycji opinii dotyczących złożonych wniosków dla Komitetu Sterującego programem operacyjnym,
  • monitorowanie wdrażania poszczególnych projektów, w tym przygotowywanie raportów okresowych oraz rocznego raportu z realizacji projektu zawierającego ocenę oddziaływania projektu, a także przedłożenie tych dokumentów instytucji zarządzającej programem operacyjnym,
  • wykrywanie nieprawidłowości i zgłaszanie ich do Instytucji Zarządzającej Programem
  • weryfikacja wykorzystania środków, w tym wizytacje na miejscu,
  • zapewnienie informowania o współfinansowaniu przez UE realizowanych projektów,
  • przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu, co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej w ramach programu.

Beneficjent ostateczny

Do zadań beneficjentów ostatecznych nie będących Instytucjami Wdrażającymi należy:

  • przedkładanie wniosków na realizację projektów, zgodnie z zapisami umowy finansowej, przedkładanie wniosków o płatność do instytucji zarządzającej (pośredniczącej) Programem operacyjnym, realizacja projektów przy zachowaniu zasad i zaleceń z umów o udzielenie pomocy z określonych źródeł finansowania,
  • zlecanie wykonawcy (w trybie ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie jej obowiązywania) realizacji projektu inwestycyjnego lub wykonania usługi,
  • monitorowanie wdrażania projektu, w tym przygotowywanie raportów z realizacji programu dla instytucji zarządzającej programem operacyjnym,
  • przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu, co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej w ramach programu.

7.2 System monitorowania

Komitet Monitorujący Program

Komitet Monitorujący powołuje Wojewoda w uzgodnieniu z Marszałkiem Województwa. Wojewoda przewodniczy Komitetowi i zapewnia obsługę jego prac. Funkcję zastępcy pełni Marszałek Województwa. Komitet zbiera się nie rzadziej niż raz na kwartał, a w jego skład wchodzą:

  • przedstawiciele Instytucji Zarządzającej
  • przedstawiciele samorządu województwa,
  • przedstawiciele właściwych miejscowo samorządów powiatowych i gminnych,
  • przedstawiciele Instytucji Wdrażających,
  • przedstawiciele ministerstw właściwych ze względu na zakres Programu,
  • przedstawiciele partnerów gospodarczych i społecznych z terenu województwa.

Komitet ocenia i zatwierdza kwartalne i roczny raport z wdrażania Programu oraz raport o zaistniałych nieprawidłowościach. Komitet może zaproponować także usprawnienie systemu zarządzania i wdrażania pomocy oraz zmiany alokacji środków pomiędzy poszczególne działania i instrumenty Programu.
Komitet Monitorujący może powoływać stałe grupy robocze, w szczególności do monitorowania działań o charakterze horyzontalnym. (np. małe i średnie przedsiębiorstwa).

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice