Aplikacja ta to uniwersalne narzędzie służące zarówno do aplikowania o dofinansowanie, jak i następnie do oceny wniosków, ich rozliczania, kontroli, a także komunikacji z beneficjentem RPO WSL.

LSI został uruchomiony w celu uproszczenia i przyśpieszenia realizacji zadań związanych z rozliczaniem środków pieniężnych z UE. Perspektywa obsługi tysięcy instytucji i firm oraz zaangażowania sporego personelu zdecydowała o stworzeniu od podstaw własnego systemu.

Już na etapie przygotowywania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego 2014-2020, mając w perspektywie zarządzanie kwotą 3,47 mld euro, obsługę tysięcy interesariuszy (instytucji publicznych i firm) oraz zaangażowanie blisko tysiąca osób personelu podjęto decyzję o stworzeniu od podstaw LSI, dostosowanego do specyfiki i potrzeb zarówno urzędu, jak i beneficjentów. W przyjętym rozwiązaniu postawiono na otwarte standardy i darmowe rozwiązania, tj. system operacyjny, silnik bazy danych i język oprogramowania. Powstał system, który z jednej strony obsługuje projekty realizowane przez ponad 10 000 podmiotów (klientów z sektora zarówno publicznego, jak i prywatnego), a z drugiej strony jest wsparciem w pracy blisko tysiąca pracowników kilku instytucji zaangażowanych w zarządzanie środkami unijnymi w województwie śląskim.

Pierwsze elementy systemu zostały uruchomione już w 2014 r. i od tamtej pory trwa nieustanny rozwój systemu. Jego obsługą zajmują się pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego wraz z partnerami – Wojewódzkim Urzędem Pracy i Śląskim Centrum Przedsiębiorczości.

System musiał pogodzić potrzeby trzech instytucji oraz specyfikę dwóch funduszy. Został dostosowany do projektów społecznych finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz inwestycyjnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

LSI gromadzi i przetwarza najpotrzebniejsze dane, zapewniając beneficjentom stały dostęp do ich projektów oraz oferuje dodatkowe narzędzia m.in. usprawniające planowanie i rozliczanie wdrażanych przedsięwzięć oraz monitorowanie wskaźników. Rozbudowany moduł raportów jest podstawą analiz dla kadry zarządzającej, co zwiększa efektywność systemów zarządzania programem.

Kluczową rolę odgrywa tworzona dokumentacja dla beneficjentów i użytkowników wewnętrznych oraz wiedza przekazywana w formie filmów edukacyjnych.

Wdrożenie systemu jest efektywne i skuteczne. Widać znaczną poprawę w jakości dokumentów pomiędzy tymi, jakie początkowo składane były poza LSI, a tymi, które wypełniane są online. Pozwoliło to zaoszczędzić pracę zarówno po stronie beneficjentów, jak i po stronie pracowników, którzy weryfikują złożone dokumenty.

Usługa dostępna jest cały czas online poprzez przeglądarkę internetową, w tym również poprzez urządzenia mobilne z każdego miejsca.

• Zgromadzenie kompletnych informacji na temat 8274 projektów.
• Przeprowadzenie oceny, rozliczenia i kontroli (podpisano umowy na prawie 8 miliardów zł).
• Przygotowanie ponad 500 schematów raportów niezbędnych do różnorakich analiz.

LSI znacząco ograniczył koszty zarówno partnerów, jak i beneficjentów. Oszczędności wynikające z wyeliminowania wydruków papierowych:

• Wnioski o dofinansowanie: 22 701 dokumentów średnio po 32 stron, co daje ponad 700 tys. stron.
• Wnioski o płatność: 23 024 dokumenty średnio po 52 stron, co daje blisko 2 mln stron.
• Harmonogramy: 12 874 dokumenty średnio po 7 stron, co daje ok. 90 tys. stron.

Łącznie na wydrukowanie takiej ilości dokumentacji zużyto by 10 ton papieru co przekłada się na 170 drzew i ponad 26mln litrów wody.

Konkurs na innowacyjne praktyki w administracji ogłoszony został przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) oraz Zjednoczone Emiraty Arabskie. Autorzy najlepszych praktyk będą mogli zaprezentować je w czasie konferencji OECD w Paryżu w listopadzie br. Niektórzy z autorów zostaną też zaproszeni na zaplanowane na kolejny rok wydarzenie pod nazwą „World Government Summit” w Dubaju, gdzie wybrany projekt zostanie uhonorowany nagrodą „Edge of Government Award”.