W związku z licznymi zapytaniami dotyczącymi obowiązku rejestracji działalności gospodarczej związanej z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej wyjaśniamy, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów gospodarczych prowadzących wyspecjalizowaną działalność polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej innych pracodawców o czasowym okresie przechowywania zdefiniowaną w rozdziale 4a Ustawy z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn zm.).

Obowiązek ten nie dotyczy zatem podmiotów, które posiadają wyłącznie dokumentację osobową i płacową własnych pracowników, prowadząc obsługę takiej dokumentacji jako pracodawca lub jako jego jednostka organizacyjna, podmiot nadrzędny, następca prawny przekształconego lub zlikwidowanego podmiotu lub jako podmiot świadczący usługę bieżącej obsługi dokumentacji osobowej i płacowej na zlecenie pracodawcy (np. biura rachunkowe).